Obchodní podmínky platformy SOPHIE

1. Úvodní ustanovení. Tyto obchodní podmínky (dále „Podmínky“) upravují používání platformy SOPHIE, kterou provozuje společnost Impactso s.r.o., IČO 19088159, DIČ CZ19088159, se sídlem K Zátiší 362/5, 147 00 Praha 4, e-mail info@impactso.com (dále „Provozovatel“). SOPHIE je softwarová platforma pro sběr, správu a vyhodnocování dat o společenském dopadu projektů a aktivit (dále „Platforma“ nebo „SOPHIE“). Zákazníkem je organizace, která si v platformě SOPHIE zřídila účet (dále „Zákazník“). Účastníkem je osoba, která se v platformě SOPHIE registruje nebo vyplňuje dotazníky v rámci projektu Zákazníka. Platforma je určena podnikatelům a organizacím, nikoli spotřebitelům. Účastníci nejsou stranou těchto Podmínek, jejich osobní údaje se řídí sekcemi o platformě SOPHIE na impactso.com/gdpr.

2. Účet a registrace. Účet v platformě SOPHIE zřizuje osoba oprávněná jednat jménem Zákazníka. Při registraci uvede pravdivé a úplné údaje o organizaci a o sobě a při registraci zaškrtnutím políčka přijme tyto Podmínky včetně zpracovatelské smlouvy podle článku 7. Zaškrtnutí má stejné účinky jako podpis. SOPHIE uloží záznam o přijetí Podmínek: organizaci, uživatele, datum a čas a verzi. Smlouva mezi Zákazníkem a Provozovatelem vzniká okamžikem dokončení registrace. Zákazník odpovídá za zabezpečení přístupových údajů svých uživatelů a za veškerou činnost pod svým účtem. Zjistí-li zneužití účtu, bez zbytečného odkladu to oznámí Provozovateli.

3. Rozsah služby a právo užívat. Provozovatel poskytuje Zákazníkovi po dobu trvání smlouvy nevýhradní a nepřenositelné právo používat platformu SOPHIE pro vlastní potřebu, zejména ke správě projektů a aktivit, sběru odpovědí v dotaznících, vyhodnocení indikátorů dopadu a tvorbě reportů. Rozsah služby, počet projektů nebo uživatelů a další parametry vyplývají z ceníku nebo objednávky. Zákazník nesmí platformu SOPHIE poskytovat třetím osobám za úplatu, obcházet technická omezení ani se pokoušet o neoprávněný přístup k systémům Provozovatele nebo k datům jiných zákazníků.

4. Povinnosti Zákazníka. Zákazník je správcem osobních údajů účastníků, které v platformě SOPHIE zpracovává. Odpovídá zejména za to, že:

1. má k zpracování právní základ a řádně informuje účastníky o zpracování,
2. v dotaznících nevyžaduje zvláštní kategorie osobních údajů (zdraví, etnický původ, náboženské vyznání, sexuální orientace a podobně), pokud k tomu nemá výslovný souhlas účastníků a předem to neoznámil Provozovateli,
3. do platformy SOPHIE nevkládá obsah, který porušuje právo, práva třetích osob nebo dobré mravy,
4. vyřizuje žádosti účastníků o uplatnění jejich práv.

Provozovatel může přístup k účtu dočasně omezit, pokud Zákazník porušuje tyto Podmínky nebo je ohrožena bezpečnost platformy SOPHIE, a o tom Zákazníka informuje.

5. Cena a platební podmínky. Cena za používání platformy SOPHIE je dána aktuálním ceníkem na impactso.com/cena nebo individuální objednávkou. Ceny jsou uvedeny bez DPH, pokud není uvedeno jinak. Provozovatel vystaví fakturu elektronicky na e-mail uvedený v účtu. Splatnost faktury je uvedena na faktuře nebo v objednávce. Při prodlení s platbou může Provozovatel po předchozí výzvě omezit přístup k platformě SOPHIE, a to až do zaplacení. Cenu lze změnit s účinností od následujícího předplaceného období. Změnu ceny Provozovatel oznámí alespoň 30 dnů předem.

6. Dostupnost, údržba a podpora. Provozovatel se snaží zajistit nepřetržitý provoz platformy SOPHIE, ale nezaručuje, že bude fungovat bez přerušení a chyb. Plánovanou údržbu oznámí předem, pokud je to možné. Provozovatel může platformu SOPHIE vyvíjet a měnit její funkce, pokud tím podstatně nesníží rozsah sjednané služby. Podpora je poskytována e-mailem na info@impactso.com v pracovní dny. Zjištěné chyby Zákazník nahlásí e-mailem s popisem problému.

7. Ochrana osobních údajů a zpracovatelská smlouva. Osobní údaje účastníků zpracovává Provozovatel pro Zákazníka jako zpracovatel, Zákazník je správcem. Zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR je Přílohou 1 těchto Podmínek a je jejich nedílnou součástí. Vzniká přijetím Podmínek a zvláštní podpis není potřeba. Aktuální znění je dostupné v platformě SOPHIE a na impactso.com/gdpr. Osobní údaje uživatelů Zákazníka (například kontaktních osob) a údaje o účtu zpracovává Provozovatel jako správce podle obecných zásad na impactso.com/gdpr. V případě rozporu mezi Podmínkami a zpracovatelskou smlouvou má ve věcech ochrany osobních údajů přednost zpracovatelská smlouva.

8. Data Zákazníka. Veškerá data, která Zákazník do platformy SOPHIE vloží nebo v ní získá od účastníků (dále „Data Zákazníka“), zůstávají majetkem Zákazníka. Provozovatel získává pouze právo je zpracovávat v rozsahu nezbytném k poskytování služby. Zákazník může Data Zákazníka kdykoli exportovat ve strojově čitelném formátu podle funkcí platformy SOPHIE. Po ukončení smlouvy má Zákazník 30 dní na export, poté Provozovatel data vymaže podle zpracovatelské smlouvy. Provozovatel může využívat anonymizovaná a agregovaná data ke zlepšování platformy SOPHIE a k tvorbě statistik, pokud z nich nelze identifikovat Zákazníka ani účastníky.

9. Duševní vlastnictví. SOPHIE, její software, design, metodika (včetně šablon Theory of Change a katalogu indikátorů) a dokumentace jsou duševním vlastnictvím Provozovatele nebo jeho poskytovatelů licencí. Zákazník nezískává žádná práva kromě práva používat platformu SOPHIE podle článku 3. Provozovatel může uvádět název a logo Zákazníka jako referenci pouze s jeho předchozím souhlasem.

10. Odpovědnost. Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností podle právních předpisů. Jeho odpovědnost za škodu je omezena na částku odpovídající cenám zaplaceným Zákazníkem za posledních 12 měsíců. Toto omezení se neuplatní u škody způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti ani tam, kde omezení zakazuje zákon. Provozovatel neodpovídá za ušlý zisk, za škody způsobené nesprávným použitím platformy SOPHIE nebo nesprávnými daty vloženými Zákazníkem, ani za výpadky služeb třetích stran mimo jeho kontrolu. Zákazník odpovídá za rozhodnutí, která učiní na základě dat a reportů v platformě SOPHIE.

11. Doba trvání a ukončení. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, nebo na předplacené období podle objednávky. Zákazník ji může ukončit kdykoli zrušením účtu nebo e-mailem na info@impactso.com. Již zaplacené předplatné se nevrací, pokud není sjednáno jinak. Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dnů. Každá strana může smlouvu ukončit s okamžitou účinností při podstatném porušení druhou stranou, které nenapraví ani po výzvě v přiměřené lhůtě. Po ukončení se postupuje podle článku 8.

12. Změny podmínek. Provozovatel může Podmínky měnit. Novou verzi zveřejní v platformě SOPHIE a na impactso.com a oznámí ji Zákazníkovi e-mailem nejméně 30 dnů před účinností. Pokud Zákazník se změnou nesouhlasí, může smlouvu ukončit před její účinností. Pokračováním v používání platformy SOPHIE po účinnosti změny Zákazník novou verzi přijímá. Při podstatné změně SOPHIE vyžádá nové přijetí zaškrtnutím.

13. Závěrečná ustanovení. Podmínky se řídí právem České republiky. Spory z nich vzniklé řeší věcně a místně příslušný soud České republiky podle sídla Provozovatele. Je-li některé ustanovení neplatné, ostatní zůstávají v platnosti.

Tyto Podmínky mají označení verze 1.0, účinná od 18. října 2026. Jejich nedílnou součástí je Příloha 1: Zpracovatelská smlouva pro platformu SOPHIE.